Portais imobiliários no CRM: como publicar no Grupo OLX e receber os leads

Anunciar em portal dá trabalho duas vezes: cadastrar o imóvel no sistema da imobiliária e de novo no portal, e depois buscar os contatos em mais um lugar. A ligação entre o CRM e o portal existe para acabar com esse trabalho dobrado.

Este guia explica como essa ligação funciona, o que a imobiliária precisa ter e o que conferir antes de confiar nela. Os exemplos usam o Grupo OLX, que reúne a OLX, o ZAP e o Viva Real.

As duas vias da ligação

Do CRM para o portal vão os imóveis. Você cadastra o imóvel uma vez, com fotos, endereço, valor e descrição, e marca que ele deve ser anunciado. O sistema mantém uma lista sempre atualizada dos imóveis marcados, e o portal vem buscar essa lista de tempos em tempos. Mudou o preço no CRM, o anúncio muda na próxima leitura do portal; o imóvel foi vendido, ele sai da lista e o anúncio sai do ar. Não é na mesma hora: o ritmo é o do portal.

Do portal para o CRM voltam os contatos. Quando alguém clica em "tenho interesse", o portal manda esse contato para o sistema da imobiliária. Ele chega com o nome, o meio de contato que a pessoa deixou e o imóvel que ela viu.

O ganho está na segunda via. O contato não fica esperando alguém abrir o e-mail ou o painel do portal: ele aparece onde a equipe já atende.

O que a imobiliária precisa ter

1. Um contrato de anúncios com o portal. A ligação com o CRM não substitui o plano contratado com o portal. É ele que define quantos imóveis você pode anunciar e quantos destaques tem.

2. Acesso à área do anunciante. No Grupo OLX, é o Canal Pro. A configuração da ligação é feita por lá, e é onde se acompanham os anúncios do lado do portal. Prazos e liberações desse lado são do portal; em alguns casos é preciso pedir a liberação ao atendimento dele.

3. Um CRM com a ligação pronta para aquele portal. Confirme pelo nome: "integra com portais" não quer dizer com todos.

4. Imóveis bem cadastrados. Anúncio com informação faltando não vai ao ar. Endereço completo com CEP, área, preço, fotos em boa qualidade e descrição clara evitam a maior parte dos problemas.

Publicar: o que observar

Você escolhe o que vai para o portal. Nem todo imóvel da carteira precisa ser anunciado, e o plano tem limite. O sistema deve deixar marcar imóvel por imóvel.

O destaque é uma decisão por anúncio. Os portais vendem tipos de destaque com posições diferentes na busca. A quantidade de cada tipo vem do seu contrato; o que você decide é em qual imóvel usar. O sistema mostra quantos anúncios você marcou em cada tipo, mas quem aplica o limite contratado é o portal.

Imóvel que fica de fora precisa de motivo. Há dois momentos em que um anúncio pode travar. Antes de ir para a lista, o sistema confere o cadastro: sem CEP completo, sem área, sem preço ou sem nenhuma foto, o imóvel não entra. Um bom sistema mostra qual imóvel ficou de fora e por quê, sem tirar os outros da lista. Depois de ler a lista, o próprio portal ainda pode recusar um anúncio, por exemplo por foto pequena demais ou endereço que ele não reconheceu. Essa recusa aparece na área do anunciante do portal.

Venda e aluguel no mesmo imóvel. Veja como o sistema trata o imóvel que está nas duas finalidades: um anúncio só, com os dois preços, ou dois anúncios, que consomem o dobro do plano.

O endereço aparece conforme a sua escolha. Em geral dá para mostrar o endereço completo, só a rua ou só o bairro. Combine a regra com os proprietários.

Receber os contatos: onde o resultado aparece

Um contato de portal é diferente de uma indicação. A pessoa está olhando vários anúncios parecidos, de imobiliárias diferentes, e costuma falar com mais de uma. Boa parte desses contatos chega à noite e no fim de semana, quando ela tem tempo para procurar.

Por isso, o que mais importa depois da ligação é o que acontece nos primeiros minutos:

• O contato cai no sistema em que a equipe trabalha, e não em uma caixa de e-mail que ninguém olha no sábado.

• Ele chega com o imóvel de interesse, para o corretor começar a conversa pelo assunto certo.

• Ele tem um responsável, definido por uma regra: uma pessoa fixa ou o rodízio da equipe.

• Alguém chama a pessoa logo. O contato do portal não abre uma conversa sozinho: é o corretor, ou uma mensagem preparada, que precisa dar o primeiro passo.

Nem todo contato vem com telefone. Alguns portais entregam só o e-mail ou uma mensagem. O sistema precisa receber esses também, em vez de descartá-los.

Portal e WhatsApp trabalham juntos

O contato do portal quase sempre continua no WhatsApp. Vale pensar nos dois como um caminho só: o anúncio desperta o interesse, o contato entra no sistema, e a conversa segue pelo WhatsApp da imobiliária, com o histórico guardado.

Como a pessoa ainda não escreveu para o WhatsApp da imobiliária, a primeira mensagem para ela precisa ser um modelo aprovado pela Meta. Quem deixa esse modelo pronto consegue chamar o contato de portal logo que ele chega, e não na segunda-feira de manhã.

O que conferir depois de ligar

Na primeira semana, acompanhe quatro coisas:

1. Todos os imóveis marcados apareceram no portal? Compare a lista do CRM com a do Canal Pro.

2. Há anúncios recusados? Corrija o motivo de cada um.

3. Os contatos estão chegando ao sistema? Faça um teste: peça a alguém para demonstrar interesse em um anúncio e veja onde o contato aparece.

4. Cada contato tem dono e resposta? Olhe os que chegaram fora do horário.

Se você for trocar de CRM

Quem já anuncia e muda de sistema tem um cuidado a mais: cada anúncio no portal tem um código. Se o sistema novo enviar os mesmos imóveis com códigos diferentes, o portal pode entender que são anúncios novos, e os antigos saem do ar ou ficam duplicados.

Antes de trocar, pergunte ao novo fornecedor como ele traz os imóveis que já estão anunciados e se mantém o código de cada anúncio.

Erros comuns

Achar que a ligação substitui o contrato. Sem plano de anúncios no portal, não há o que publicar.

Publicar a carteira inteira sem olhar. Imóvel com cadastro ruim vira anúncio ruim, e anúncio ruim gasta o limite do plano sem trazer contato.

Ligar a publicação e esquecer os contatos. O anúncio no ar é metade do trabalho. A outra metade é a resposta.

Medir só a quantidade de contatos. Compare também quantos viraram visita. Um portal pode trazer menos contatos e mais negócios que outro.

Perguntas frequentes

Preciso pagar o portal e o CRM?

São contratos separados. O portal cobra pelo plano de anúncios e pelos destaques; o CRM, pela mensalidade do sistema. A ligação entre os dois não elimina nenhum deles.

Em quanto tempo o imóvel aparece no portal?

Depende do portal, que recebe os dados e processa cada anúncio. Não costuma ser na mesma hora. Por isso vale testar com poucos imóveis antes de publicar todos.

Posso anunciar em mais de um portal pelo mesmo CRM?

Só nos portais com os quais o sistema tem ligação. Confirme cada um pelo nome antes de contratar.

O que acontece com o anúncio quando o imóvel é vendido?

Ao marcar o imóvel como vendido ou alugado, ou ao tirá-lo da seleção, ele sai da lista que o portal lê, e o anúncio sai do ar na leitura seguinte. É uma das vantagens da ligação: o anúncio de imóvel vendido deixa de gerar contato perdido.