Da planilha para o CRM: como fazer a passagem sem parar a operação

A planilha é um bom começo. Ela é grátis, todo mundo sabe usar e resolve enquanto os contatos cabem em uma tela. O problema é que ela não avisa de nada: não lembra o retorno de amanhã, não recebe o contato do portal e não guarda a conversa.

Quando a imobiliária decide passar para um CRM, o risco não está no sistema. Está na passagem. Este roteiro mostra como fazer sem parar a operação.

Antes de começar: o que levar e o que deixar

Não leve tudo. Planilhas antigas acumulam contatos de anos, muitos sem telefone válido ou sem interesse há muito tempo.

• Leve agora: os contatos em atendimento e os que tiveram conversa nos últimos meses.

• Leve depois, se voltarem: os antigos. Eles entram no CRM quando procurarem a imobiliária de novo.

• Deixe arquivado: o restante. A planilha continua existindo para consulta.

Aproveite para padronizar: uma coluna para o nome, uma para o telefone com DDD, uma para a origem, uma para o que a pessoa procura. Planilha arrumada entra no sistema sem retrabalho.

O roteiro, em cinco passos

1. Escolha o sistema e defina as etapas do funil. Poucas etapas, ligadas a fatos. O guia do funil de vendas imobiliário ajuda nessa parte.

2. Importe só os contatos ativos. Confira dez deles depois da importação: nome, telefone e responsável estão certos?

3. Marque um dia de virada. A partir dele, todo contato novo entra no CRM, e só no CRM. A planilha vira consulta.

4. Acompanhe as duas primeiras semanas. É quando a equipe decide se vai usar. Tire dúvidas na hora e registre junto com quem estiver com dificuldade.

5. Feche a planilha. Depois de algumas semanas, deixe-a somente para leitura. Enquanto der para editar, alguém vai continuar editando.

O que combinar com a equipe

• Registro na hora. A conversa é anotada quando acontece, pelo celular, não no fim do dia.

• Todo contato sai da conversa com uma próxima tarefa.

• Uma pessoa responde pelas dúvidas nas primeiras semanas.

• O que é obrigatório e o que é opcional. Comece exigindo pouco: nome, telefone, origem, próximo passo.

Sinais de que a passagem deu certo

• Os contatos novos aparecem no CRM sem ninguém cobrar.

• Você consegue dizer quantos contatos entraram na semana sem perguntar a ninguém.

• A planilha não é aberta há dias.

Erros comuns

Migrar tudo de uma vez. A equipe recebe um sistema cheio de contatos mortos e não acha os vivos.

Manter os dois em paralelo sem prazo. Enquanto a planilha valer, o CRM não vale.

Exigir vinte campos no primeiro dia. O registro precisa caber em um minuto.

Começar em semana de pico. Escolha um período calmo para a virada.

Perguntas frequentes

Preciso passar todos os contatos antigos?

Não. Comece pelos ativos. Os antigos podem ficar arquivados e entrar quando voltarem a procurar.

Quanto tempo a planilha deve continuar valendo?

Só para consulta, e por poucas semanas. Para registro, ela deixa de valer no dia da virada.

E se a equipe resistir?

Mostre o ganho para o corretor, não só para o gestor: lembrete de retorno, histórico na mão, menos cliente esquecido. E registre junto nas primeiras vezes.

Dá para voltar atrás?

Dá, se o sistema permitir exportar os contatos em planilha. Confirme isso antes de escolher.